Hyppää sisältöön
Pöydällä oleva kannettavatietokone ja ihmiset kädet

Digikokous 3.0 -hanke

Hankkeessa kehitetään kuntien sähköistä päätöksentekoa, siihen liittyviä taustaprosesseja, turvallisuutta sekä saavutettavuutta. Hanke on ePS3 -tietohallintoverkoston yhteishanke, jossa hallinnoija on Kajaanin kaupunki. Osatoteuttajina toimivat Kalajoen, Kuusamon ja Raahen kaupungit sekä Taivalkosken kunta.

Tavoitteet

  • Sähköiset kokouskäytänteet ovat laajasti ja tuettuna käyttöönotettu. Sähköinen toimintatapa on käytössä ja arkipäivää kaikkien kuntien poliittisissa toimielimissä
  • Asianhallinnan tavoitetila on kuvattu ja esiin nousseet kehittämistavoitteet on saavutettu. Tiedonhallintamalli on tarkennettu ja sen käytännön hyödynnettävyys kuntien toiminnassa on kuvattu.
  • Kuntalaisten, yritysten ja yhteisöjen tulee voida luottaa avoimeen digitaaliseen päätöksentekoon ja turvallisiin julkisen hallinnon palveluihin. Sähköisen päätöksenteon tietoturva ja tietosuoja myös salassa pidettävän aineiston käsittelyssä on varmistettu
  • Kuntien päätöksenteon ja viranomaisen saavutettavuus on turvattu myös poikkeusoloissa. Sähköisen päätöksen saavutettavuus on varmistettu mm. videot ja niiden tekstitykset sekä lukuohjelmat huomioiden.

Toimenpidekokonaisuudet ja tehtävät

Hankkeessa on seuraavat neljä kehitettävää sähköisen päätöksenteon kokonaisuutta.

    • Hybridi/etäkokouskäytänteiden määrittelyt ja tuettu käyttöönotto osallistujakunnissa
    • Sähköisen kokoustamisen varautumis- ja jatkuvuussuunnitelma erilaisiin poikkeusolojen tilanteisiin
    • Eri järjestelmäympäristöjen vertailu ja hyödynnettävyyssuunnitelma

    • Etäkokousten tietoturva- ja tietosuojaohjeistus, jossa erityisesti otetaan kantaa sähköiseen kokoustamiseen ja asianhallinnan salassa pidettävän aineistojen käsittelyn käytänteisiin sekä hybridi-/etäkokouskäytänteitä tukeviin tunnistautumisen ja muihin menettelyihin
    • Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointimalli

    • Asianhallinnan tarkennetut kuntakohtaiset tavoitetilamäärittelyt ja toimenpideohjelmat
    • Tarkennettu tiedonhallintamalli
    • Tiedonhallintalain muutosvaikutusten arvioinnin toimintamalli

    • Sähköisen päätöksenteon saavutettavuuden varmistamisen vaatimukset ja menetelmät
    • Avoimen digitaalisen hallinnon vaatimukset ja menetelmät

Taustaa

Hanke toteutetaan valtiovarainministeriön myöntämällä kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmän rahoituksella. Hankkeelle on myönnetty rahoitusta 479 400 euroa. Hankkeen kustannusarvio on 564 000 euroa, josta kuntien omaa rahoitusosuutta 84 600 euroa.

Osallistujakunnat ovat tehneet tietohallinnon yhteistyötä ns. ePS3 -tietohallintoverkostossa (ePS = ePohjois-Suomi) useilla eri osa-alueilla. Yhtenä yhteistyökohteena on ollut asianhallinnan kehittäminen, joka käynnistettiin syksyllä 2015. Tietohallintoverkostossa hyvin toiminut yhteistyö tarjoaa hyvän pohjan hankkeelle.

Hankkeessa kehitetään kuntien sähköistä päätöksentekoa, siihen liittyviä taustaprosesseja, turvallisuutta sekä saavutettavuutta.

Osallistujakuntien sähköistä päätöksentekoa tukevat prosessit, järjestelmät ja käytännöt eroavat toisistaan. Hankkeessa kartoitetaan eri järjestelmäympäristöjen (CaseM-, Dynasty ja Tweb) mahdollistamat ratkaisut ja koostetaan tästä selvitystyöstä raportti.

Tulokset dokumentoidaan kaikkien Suomen kuntien hyödynnettäviksi ja jalkautetaan parhaat sähköisen päätöksenteon, sitä tukevien prosessien, digitaalisen turvallisuuden sekä saavutettavuuden toimintatavat käytäntöön.

Yhteystiedot