Olet täällä

Tarjoajan ohjeet

Tarjoajan ohjeet

 

Oletko tekemässä tarjousta ensimmäistä kertaa? Tarjoajan ohjeista löydät olennaista tietoa tarjouspyynnöistä, niihin vastaamisesta ja niiden jättämisestä. 

 

Tarjouksen tekeminen

 

Avoinna oleviin tarjouspyyntöihin vastataan käyttämällä pääsääntöisesti sähköistä tarjouspalvelua.  Sähköinen tarjouspalvelu edistää tarjouspyyntöjen ja tarjousten keskinäistä vastaavuutta sekä helpottaa tarjousten jättämistä. Tarjouspalvelun käytöstä on julkaistu käyttöohjeet.

Tarjous on lopullinen sekä tarjoajan että hankintayksikön näkökulmasta. Tarjoaja ei saa jälkikäteen parantaa tarjoustaan siinäkään tapauksessa ettei tarjouksia ole vielä avattu. Mikäli tarjoaja huomaa virheen tai haluaa lähettää paremman tarjouksen, tulee se tehdä ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista lähettämällä uusi tarjous.

Mikäli tarjouspyyntö on epäselvä tai se on herättänyt kysymyksiä, tarjoaja voi esittää lisätietokysymyksiä. Lisätietopyynnöt tulee esittää tarjouspyynnössä pyydetyllä tavalla.

Tehdyn tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Sen tulee sisältää kaikki pyydetyt selvitykset ja liitteet. Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnössä pyydetyllä tavalla ja esim. yksikköhinnat tulee esittää tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla.

Tarjoajan tulee vastata tarjouspyynnön sopimusehtoihin pyydetyn mukaisesti, esim. jos tarjouspyynnössä on maininta ” maksuehto väh. 21 pv” ja tarjoaja tarjoaa maksuehdoksi 14 pv, johtaa tämä tarjouksen hylkäämiseen. Esitettyihin sopimusehtoihin ei saa jättää vastaamatta.

Tarjoajan kannattaa muistaa, että jos tarjoaja jättää tarkoituksella epäselvyyksiä tai väljiä ilmaisuja jatkoneuvottelujen toivossa, tulkitaan ne melkein poikkeuksetta tarjoajan haitaksi eli nämä voivat johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

Hankintayksikkö ilmoittaa jo tarjouspyynnössään, mitä sopimusehtoja hankintaan tullaan soveltamaan. Yleisemmin hankintasopimuksen pohjana käytetään JYSE –ehtoja, koska niissä on otettu kantaa yleisempiin sopimuskysymyksiin ja luovat siinä mielessä kattavan sopimuksen.

Tarjoajan on suositeltavaa tutustua Valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin jo ennen tarjouksen jättämistä. Tavarahankinnoissa sovelletaan pääsääntöisesti JYSE 2014 TAVARAT -sopimusehtoja ja palveluhankinnoissa JYSE 2014 PALVELUT -sopimusehtoja. IT -hankintoihin puolestaan sovelletaan usein julkisen hallinnon IT hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2015).

Tarjoaja, tutustu tarjoukseen tekemisen ohjeisiin ja ole huolellinen, että tarjous vastaa tarjouspyynnön ehtoja pyydetyllä tavalla!

 

Tarjouksen jättäminen

 

Tarjous tulee jättää tarjouspyynnössä pyydetyllä tavalla ja tarjouspyynnössä esitettyyn määräaikaan mennessä.  Jos tarjous on pyydetty jättämään pelkästään sähköisesti, on se on myös toimitettava sähköisesti.

Mikäli tarjous myöhästyy määräajasta, on tämä selvä hylkäysperuste. Vastuu tarjouksen saapumisesta määräajassa on aina tarjoajalla. Tarjouspyynnössä vaaditut liitteet tulee olla mukana sekä kirjallisessa että sähköisessä muodossa annetussa tarjouksessa.

Ensimmäistä kestää sähköisen tarjouksen jättäjää suositellaan lukemaan tarjouspalvelu-fi -portaalin käyttöohjeet.

Tarjoaja, varaa tarjouksen tekemiseen tarpeeksi aikaa ja huomioi tarjouksen jättöaika ja -tapa!

 

Hankintapäätös

 

Tarjousvertailun jälkeen tehdään hankintapäätös tarjouspyynnössä esitettyjen päätösperusteiden mukaisesti.

Tieto tehdystä päätöksestä perusteluineen ja vertailuineen toimitetaan kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille tahoille. Tarkempia tietoja tarjousvertailuista ja tarjouksista saa hankintapäätöksen jälkeen hankintatoimesta.

Kajaanin kaupungin hankintatoimi käyttää pääasiallisesti sähköistä tiedoksiantoa.

Hankintayksikkö antaa päätöksensä tiedoksi ehdokkaan tai tarjoajien hankintayksikölle ilmoittamiiin sähköisiin yhteystietoihin, kuten sähköpostiosoitteisiin.

Kun hankintayksikkö on antanut päätöksensä sähköisesti tiedoksi, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen oheisasiakirjoineen tiedoksi sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää.

Tarjoajaa saattaa kiinnostaa tietää etukäteen, miten oma tarjous tulee pärjäämään tarjousvertailussa, mutta keskeneräisestä hankinta-asiasta hankintatoimi ei saa antaa tietoja.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Muutoksenhaku saattaa vaikuttaa hankintayksikön mahdollisuuteen tehdä hankintasopimus. Markkinaoikeus on Suomessa muutoksenhakua käsittelevä erityistuomioistuin.

Hankintamenettelyn päättävästä ratkaisusta tehdään kirjallinen hankintapäätös ja allekirjoitetaan hankintasopimus!

 

Jos tarjouksen tekemisessä tai jättämisessä on ongelmia, opastamme ja autamme mielellämme.

Lisätietoja antaa

Viimeksi muokattu

24.8.2017